SERVICII INCLUSE IN ABONAMENT
6. OBLIGAȚIILE PRESTATORULUI
6.1. Tinerea, supravegherea contabilității și întocmirea bilanțului contabil
6.1.1. Organizarea și tinerea contabilității conform Legii nr. 82/1991 republicata și altor reglementari legale, și anume:
• acorda asistenta beneficiarului, pentru ca acesta să întocmească, conform prevederilor legale, documentele justificative pentru orice operație care afectează patrimoniul societății;
• acorda asistenta beneficiarului, pentru ca acesta să efectueze inventarierea patrimoniului societății;
• acorda asistenta beneficiarului, pentru efectuarea controlului asupra operațiunilor patrimoniale;
• verifica înregistrarea în contabilitate a facturilor de la furnizori, a facturilor emise, a deconturilor de cheltuieli, a extraselor de cont, a reevaluărilor conturilor în valuta;
• verifica înregistrarea amortizării mijloacelor fixe ;
• verifica întocmirea NIR-urilor, bonurilor de consum ;
• verifica registrul de casa, precum și registrul de banca;
• verifica jurnalele de TVA (vânzări și cumpărări);
• calculează impozitul pe venitul microîntreprinderii/profit/specific al societății;
• întocmește și depune decontul de TVA (300);
• întocmește și depune declarația privind obligațiile de plata la bugetul general consolidat (100);
• întocmește și depune declarația recapitulativa privind livrările/achizițiile intracomunitare de bunuri (390);
• întocmește și depune declarația informativa privind livrările/prestările și achizițiile efectuate pe teritoriul național(394);
• întocmește și depune declarația informativa privind impozitul reținut la sursa și câștigurile/pierderile realizate, pe beneficiari de venit (205);
• întocmește balanța de verificare lunara;
• întocmește și depune declarația privind impozitul pe profit (101);
• acorda asistenta pentru depunerea declarației A4200/A4109 pentru casele de marcat;
• întocmește și depune raportările contabile și situațiile financiare anuale;
• întocmește și depune orice alte declarații fiscale/informative sau formulare conform actualizărilor apărute în Codului Fiscal;
• obține la cererea beneficiarului certificat de atestare fiscala și certificat de cazier fiscal în varianta electronica;
• obține la cererea beneficiarului fisa sintetica pe plătitor în varianta electronica;
• verifica fisa pe plătitor pentru a o pune în concordanta cu balanța de verificare;
• verifica Registrul jurnal, Registrul inventar și completează Registrul de evidenta fiscala;
• transmite pe email informări legislative fiscale periodice adaptate obiectului de activitate;
• transmite pe mail la cererea beneficiarului situația indicatorilor financiari, respectiv cifra de afaceri, contul de profit și pierdere, TVA-ul, impozitul pe venit/profit/dividende, soldul casei și situația împrumuturilor.
• verifica înregistrarea în contabilitate a notelor contabile aferente statelor de salarii;
• întocmește ordinele de plata pentru plata obligațiilor la bugetul de stat a TVA- ului, impozitului pe profit/micro/specific, vărsămintelor de la PJ pentru persoanele cu handicap.
Prestarea activității financiar – contabile se face la sediul prestatorului sau alte spatii închiriate sau deținute de acesta.
Prestatorul va finaliza evidenta unei luni în termen de 15 zile calendaristice de la data primirii tuturor documentelor, cu excepția lunii decembrie, care se va închide la un termen corelat cu actul normativ care reglementează acest lucru.
Prestatorul va comunica beneficiarului, cuantumul impozitelor și a altor taxe datorate statului, procedând la Înregistrarea lor în contabilitate, urmând ca plata lor să fie efectuata de către beneficiar. Prestatorul răspunde pentru calcularea corecta a impozitelor și taxelor și impozitelor beneficiarului, cu excepția acelor taxe sau impozite care se calculează de către Direcția de impozite și taxe locale din cadrul Primăriilor pentru care declararea și plata acestor taxe se va face din proprie inițiativa și pe răspunderea beneficiarului.
Prestatorul răspunde pentru depunerea în termenul legal a declarațiilor fiscale și a situațiilor financiare cu condiția predării documentelor la termenul prevăzut în contract. în cazul în care beneficiarul întârzie predarea documentelor, termenul de finalizare al lucrării și respectiv de predare către Administrația Financiara a declarațiilor legale și situațiilor financiare se prelungește corespunzător.
In cazul în care termenul de depunere a declarațiilor periodice a fost depășit datorita predării documentelor primare cu întârziere, răspunderea revine beneficiarului. Stabilirea datei la care s-a făcut predarea, respectiv primirea tuturor documentelor, se va face pe baza semnăturii unui reprezentant al beneficiarului în Registrul de intrare/ieșire al prestatorului, pe baza datei de primire a poștei pentru documentele trimise astfel, sau pe baza datei înscrise electronic pe documentele trimise prin fax, e-mail, etc.
Evidenta contabila va fi întocmită în așa fel încât să reflecte întocmai situația ce rezulta din documentele prezentate de beneficiar. Prestatorul nu răspunde de realitatea(conținutul) documentelor întocmite de beneficiar sau de terțe persoane, ci numai de reflectarea întocmai a acestora în evidenta contabila (situațiile financiare). în cazul în care documentele primare nu conțin toate elementele prevăzute de lege sau conțin erori (informații sau calcule), răspunderea pentru înregistrarea lor revine beneficiarului, prestatorul obligându-se, în măsură în care sesizează eroarea, să aducă la cunoștință beneficiarului metodologia legala de întocmire a acestora.
Prestatorul nu răspunde de modul în care a fost ținută evidenta contabila pana la data la care acesta a preluat prestarea serviciului prevăzut în obiectul contractului și nici de eventualele implicați ale evidentei contabile ținute anterior.
6.1.2. Elaborarea și punerea în aplicare a procedeelor contabile, a planului de conturi adaptat societății, cu respectarea prevederilor legale și anume:
• contabilitatea operațiilor de capital;
• contabilitatea imobilizărilor;
• contabilitatea stocurilor;
• contabilitatea terților;
• contabilitatea disponibilităților în conturile bancare și în casa și a altor valori de trezorerie;
• contabilitatea veniturilor, cheltuielilor și rezultatelor;
• contabilitatea de gestiune;
• închiderea și deschiderea conturilor din bilanțul contabil la sfârșitul și începerea exercițiului financiar anual.
•
6.2 Întocmirea rapoartelor specifice resurselor umane ( contracte individuale de munca, ștate de plata , declarații aferente obligațiilor de plata , etc. ) astfel:
• Întocmirea lunara a statelor de salarii, a contractelor individuale de munca și a actelor adiționale, precum și a tuturor actelor necesare privind încheierea, executarea, modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de munca ale salariaților;
• Întocmirea și transmiterea în format electronic a Registrului de Evidenta al Salariaților (REVISAL) pe baza informațiilor primite de la beneficiar astfel: în cazul unei angajări, datele din contractul individual de munca se transmit la ITM anterior începerii activității de către salariat, respectiv la data încetării contractului individual de munca;
Având în vedere intrarea în vigoare, pe data de 01.08.2011 a Hotărârii nr. 500 din 18 mai 2011, publicată în Monitorul Oficial cu numărul 372 din data de 27 mai 2011
OBIECTUL CONTRACTULUI 6.2 are cu următorul conținut:
Evidenta salariaților în registrul electronic al ITM, prin programul REVISAL;
OBLIGATII PRESTATOR:
1. Registrul se întocmește în formă electronică, în ordinea angajării, și cuprinde următoarele elemente:
• elementele de identificare a tuturor salariaților: numele, prenumele, codul numeric personal –CNP, cetățenia și țara de proveniență
• Uniunea Europeană – UE, non-UE, Spațiul Economic European – SEE;
• data angajării;
• perioada detașării și denumirea angajatorului la care se face detașarea;
• funcția/ocupația conform specificației Clasificării Ocupațiilor din România (COR) sau altor acte normative;
• tipul contractului individual de muncă;
• durata normală a timpului de muncă și repartizarea acestuia;
• salariul, sporurile și cuantumul acestora;
• perioada și cauzele de suspendare a contractului individual de muncă, cu excepția cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale;
• data încetării contractului individual de muncă;
2 Completarea, respectiv înregistrarea în registru a elementelor prevăzute de lege, se fac după cum urmează:
• la angajarea fiecărui salariat, următoarele elemente se înregistrează în registru cel târziu în ziua lucrătoare anterioară începerii activității de salariatul în cauză: datele de identificare ale salariatului, data angajării, elementele referitoare la detaşare; funcţia, tipul contractului de muncă, durata normală a timpului de lucru și repartizarea acestuia; salariul, sporurile și cuantumul acestora;
• salariul, sporurile și cuantumul acestora se completează și pentru contractele individuale de muncă deja înregistrate, în termen de 90 de zile de la data intrării în vigoare a noii hotărâri;
• elementele privind perioada și cauzele de suspendare a contractului individual de muncă se înregistrează în registru în termen de maximum 20 de zile lucrătoare de la data suspendării;
• data încetării contractului individual de muncă se înregistrează în registru la data încetării contractului individual de muncă/la data luării la cunoștință a evenimentului care a determinat, în condițiile legii, încetarea contractului individual de muncă;
– pentru salariații detașați, angajatorul de bază completează perioada detașării și denumirea
angajatorului la care se face detașarea, anterior începerii detașării.
– orice modificare a elementelor cu privire la: datele de identificare ale salariaților, perioada detașării, funcția, tipul contractului de muncă, durata normală a timpului de lucru și repartizarea acestuia, salariu, sporuri, se înregistrează în registru cel târziu în ziua lucrătoare anterioară împlinirii termenului de 20 de zile lucrătoare de la data apariției modificării (excepție fac situațiile în care modificările se produc ca urmare a unei hotărâri judecătorești sau ca efect al unui act normativ).
3- Registrul se transmite la inspectoratul teritorial de muncă în format electronic prin completarea on-line a bazei de date existente pe portalul Inspecției Muncii;
4- Prestatorul este obligat să prelucreze datele cu caracter personal ale salariaților societății beneficiare cu respectarea prevederilor Legii 677/2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, cu modificările și completările ulterioare;
5- Prestatorul nu poate subcontracta, la rândul sau, serviciile de completare și transmitere a registrului încredințate de Beneficiar;
Obligațiile Beneficiarului:
1- Beneficiarul se obliga să transmită în timp util Prestatorului datele necesare completării la termenul prevăzut în normativele în vigoare.
2- Beneficiarul are obligația informării, în scris, a inspectoratului teritorial de muncă despre încheierea contractului de prestări servicii.”
6.3 Reprezentare în fata organelor fiscale:
Prestatorul este împuternicit să reprezinte beneficiarul în fata organelor fiscale (Agenția Naționala de Administrare Fiscala, Ministerul Finanțelor, etc ), Casei de asigurări de sănătate, Casei de pensii, Agenției Naționale/locale pentru ocuparea forței de munca și Oficiului National al Registrului Comerțului, unde va semna în numele beneficiarului și pentru beneficiar, semnătură să fiind pe deplin opozabila beneficiarului.
7. OBLIGAȚIILE BENEFICIARULUI
• Sa predea la timp și în mod cronologic toate documentele primare legale, de regula săptămânal sau decadal din care rezulta operațiuni patrimoniale care stau la baza prelucrării, înregistrării și verificării evidentelor financiar – contabile. Pana la data de 05 ale lunii următoare, beneficiarul trebuie să predea toate actele pentru luna expirata. Părțile convin de comun acord ca orice document prezentat după aceasta data, indiferent de perioada în care a fost întocmit, să fie înregistrat în contabilitatea lunii în care a fost predat executantului, beneficiarul fiind răspunzător de implicațiile financiare, contabile, patrimoniale și fiscale ce decurg din acest fapt. în cazul în care beneficiarul nu preda timp de 2(doua) luni actele financiar-contabile (facturi, chitanțe, extrase, deconturi, contracte, etc), contractul se reziliază unilateral fără notificare și fără acordul beneficiarului. După aceasta data, prestatorul nu mai este răspunzător de îndeplinirea obligațiilor sale.
• Sa prezinte în termen de 3 zile de la semnarea contractului actele juridice (CUI- urile pentru sediul social și punctele de lucru, actul constitutiv, rezoluția ONRC, certificatul constatator nu mai vechi de 30 zile), ultima balanța de verificare, balanța de stoc, situația mijloacelor fixe, situația soldurilor furnizorilor și clienților în lei și valuta, ultimul stat de plata și ultimele declarații fiscale astfel încât prestatorul să poată întocmi la timp evidenta contabila și declarațiile lunare. Neprezentarea acestor documente la termenul stabilit, duce la rezilierea contractului fără notificare și fără acordul beneficiarului.
• Sa organizeze contabilitatea de gestiune și s-o pună la dispoziție prestatorului : întocmire de NIR-uri, bonuri de consum, avize de expediție, note de predare, note de transfer, rapoarte de producție, procese verbale de consignație, procese verbale de custodie, fise de magazie, facturi, inventar, balanța stocurilor pe gestiuni. Prestatorul nu răspunde în nici-un fel de gestionarea patrimoniului beneficiarului. Prestatorul răspunde numai de reflectarea în contabilitate a operațiunilor economice, pe baza documentelor justificative întocmite de beneficiar.
• Sa întocmească lunar balanța de stocuri pe gestiuni care să cuprindă soldurile inițiale cantitativ și valoric, rulajele curente debitoare și creditoare din luna cantitativ și valoric și soldurile finale debitoare cantitativ și valoric pentru a putea fi corelata cu balanța de verificare.
• Sa întocmească facturile emise, registrul de casa, ordinele de deplasare, foile de parcurs, deconturile de cheltuieli și decizia de numire a persoanelor care emit facturi. să întocmească și să depună declarația A4200 pentru casele de marcat precum și foaia de prezenta colectiva a persoanelor salariate. să anunțe beneficiarul despre orice achiziție/livrare intracomunitara de bunuri sau servicii în termen de 3 zile calendaristice.
• Sa efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii conf. Legii contabilității nr.82/1991 republicata și a Ord. 2861/2009.
• Sa respecte modul de organizare a sistemului financiar – contabil, în conformitate cu prevederile legale;
• Răspunde de neîntocmirea, întocmirea incompleta sau necorespunzătoare a documentelor primare, precum și de acceptarea documentelor primare fiscale și nefiscale primite de la terți. Răspunde de alegerea, actualizarea și autorizarea la Oficiul National al Registrului Comerțului a codurilor CAEN conform activității societății, precum și de actualizarea la Oficiul National al Registrului Comerțului a sediului social/punctelor de lucru, a mandatului administratorului și a duratei de funcționare a firmei. Totodată beneficiarul este obligat să anunțe prestatorul în termen de 5 zile calendaristice despre deschiderea unor noi puncte de lucru în vederea acordării de asistenta în întocmirea documentației privind înregistrarea fiscala a lor.
• Răspunde de întocmirea dosarului de personal al salariaților conf Legii 53/2003, Codul Muncii actualizat precum și de întocmirea contractelor de munca, a actelor adiționale, a deciziilor de încetare/modificare a contractelor de munca.
• Răspunde pentru Întocmirea și depunerea declarației de fond de mediu, a declarației intrastat și a raportărilor statistice către Institutul National de statistica;
• Răspunde pentru întocmirea și urmărirea documentelor cu regim special, în conformitate cu Legea 227/2015 și Ordinului 2634/2015.
8. CLAUZE SPECIALE
8.1 Prezentul contract de prestări servicii da mandat SG EXPERT SOLUTIONS de a reprezenta pe beneficiar în relațiile cu Administrația Financiara și orice alte instituții abilitate să efectueze verificări financiar – contabile.
8.2 Executantul se obliga să păstreze confidențialitatea datelor, informațiilor și documentelor pe care le va deține ca urmare a executării clauzelor prezentului contract.
COSTURI si PROIECTE SUPLIMENTARE
La solicitarea scrisa a beneficiarului ( prin transmitere e-mail la silvia.gilmeanu@sgexpert.ro si octavian.gilmeanu@sgexpert.ro ),
• Prestatorul poate realiza SERVICII SUPLIMENTARE pe baza de tarif orar.
o Minim de calculație – 100 EURO + TVA / ORA DE LUCRU.
• Ora de lucru – se calculează cumulat pentru fiecare activitate executata separat de către PRESTATOR.
o Exemplu: Certificat fiscal
timp de execuție 30 minute daca dările sunt plătite la zi iar documentele necesare puse la dispoziția prestatorului.
timp de execuție 60 minute daca documentele din partea beneficiarului nu sunt realizate inclusiv plățile dărilor.
• Proiectele suplimentare se studiază separat împreună cu beneficiarul si se stabilește procesul de lucru, timpul aferent de execuție.
La sfârșitul lunii se efectuează un raport pentru activități extra si se emite o factura proforma
1. Certificat fiscal,
2. Cash-flow,
3. Buget de venituri și cheltuieli,
4. Documentație credit / leasing,
5. Fise de post,
6. Regulament de Ordine Interioara,
7. Înființare/anulare punct de lucru,
8. Reprezentare în fata organelor de control
9. Situații cerute de către organele de control,
10. Întocmire dosare pentru recuperare sume de la casa de sănătate,
11. Dosar înregistrare/anulare TVA,
Totodată, prestatorul va putea executa în limita timpului disponibil, la cererea scrisa a beneficiarului, lucrări cu caracter profesional, care nu sunt prevăzute expres în prezentul contract, numite tot prestații suplimentare, în măsură în care părțile convin de comun acord asupra naturii, duratei și perioadei de realizare a prestațiilor solicitate.
Tariful orar pentru serviciile prevăzute în prezentul aliniat se va negocia cu clientul conform complexității prestațiilor.
Tot în această categorie de calcul intră și serviciile cu caracter „ urgență ” ce sunt cerute în mod expres de către beneficiar.
Calculația se face la terminarea completa a lucrării ( estimare timp de lucru ), urmata de emiterea unei facturi: Proforma / Fiscala
